Event planen leicht gemacht!

Event planen

Event planen | Leicht gemacht!

Ein Event zu planen ist meist mit viel Arbeit verbunden und kann auch durchaus sehr stressig sein. Deshalb ist es wichtig eine gute Vorausplanung zu treffen, damit das Event so reibungslos wie möglich verlaufen kann.

Event planen – Checkliste

Eine Checkliste ist bei der Eventplanung ein extrem wichtiges Instrument. Auf der Checkliste kann man nämlich ganz genau sehen welche Sachen man noch machen muss, und was bereits erledigt wurde.

Die Eventagenturen arbeiten mit bestimmten Dienstleisterprogrammen am Computer, aber eine händische Liste reicht in den meisten Fällen, völlig aus.

 

Die Checkliste kann natürlich bei jedem Event anders aussehen, jedoch gibt es ein paar allgemeine Meilensteine, die auf jedem Factsheet wiederzufinden sein sollten.

 

Der erste Punkt stellt in der Regen das Konzept dar, also alles was bereits in derVorbereitungsphase abgeklärt werden sollte.

 

Also die Ziele des Events, das Thema, die Preise, etc. Und schließlich auch die Kalkulation. Hier kann man die Kosten kalkulieren und die Steuerabgaben. Was in der Vorbereitungsphase auf der Checkliste auch nicht fehlen darf, sind die Sponsoren.

 

Hier sollte man überlegen, welche mögliche Sponsoren für das Event in Frage kommen könnten. Zwei weitere wichtige Punkte  sind der Ort und die Termine. Man sollte frühestmöglich einen Ort und Termin fixieren, um in der restlichen Planungspase genug Zeit zu haben. Insbesondere da in Großstädten die TOP Locations bereits zum Anfang des Jahres fast restlos ausgebucht sind.

 

Zudem ist es auch noch wichtig eventuelle Möbel oder Tische für das Event zu organisieren. Es kann vorkommen, dass der Ort an dem das Event stattfindet nicht über sämtliches Interieur verfügt.


Nach der Vorbereitungsphase kommt die Organisationsphase. Wichtige Punkte sind an der Stelle zum Beispiel, den Ablauf der Veranstaltung sowie ein Projektteam festzulegen. Weiterhin wäre es wichtig ein Sicherheitsteam zu beauftragen, verschiedene Druckvarianten der Plakate zu erstellen, das Personal für die verschiedenen Bereiche festzulegen, die Gäste für das Event einzuladen, eventuell auch einen Fotographen zu beauftragen und das Event anzumelden. Zudem sollte man sich in der Organisationsphase auch um das Garderobepersonal kümmern sowie um eventuelle Vorauszahlungen.

 

Natürlich gibt es auch noch Sachen die man im Detail planen sollte. Daher sollte man auf der Checkliste die Anzahl der Gäste, die Telefonischen Ansprechpartner, die Anzahl der Stühle und Tische sowie das WLAN und Internet nicht vergessen. Das waren jetzt die groben Sachen, die man  nicht vergessen sollte.

 

Es wird deutlich die Checkliste darf bei keinem Event fehlen!

Event planen – Tipps

Um ein erfolgreiches Event zu organisieren sollte man sich immer Gedanken um die Zielgruppe machen. Welche Menschen spreche ich mit meinem Event an? Sind es Kinder? Sind es Erwachsene? Sind es bestimme Berufsgruppen? Über diese Sachen sollte man sich Gedanken machen, falls man ein erfolgreiches Event veranstalten möchte.

 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist welche Art von Veranstaltung man vorhat zu machen. Dauert die Veranstaltung mehrere Tage?

 

Je nach Uhrzeit und Wochentag, haben die Menschen unterschiedlich viel Zeit. Falls das Event auf offenem Feld, ohne ein Gebäude stattfinden soll, sollte man sich auch Gedanken über das Wetter machen. Ein Gewitter oder viel Regen, könnte das ganze Event ruinieren, falls das Wetter nicht mitspielen sollte.

 


Ein weiterer wichtiger Tipp ist, dass man schon so früh wie möglich mit der Event Planung beginnt. Durch eine frühzeitige Eventplanung ist man auch für unerwartete Zwischenfälle besser gewappnet. Falls möglich sollte man schon Monate vor dem Event mit der Planung beginnen. Natürlich ist es bei jedem Event anders. Ganz kleine Events mit sehr wenigen Leuten werden nicht so viel Vorbereitungszeit beanspruchen wie riesige Veranstaltungen mit sehr vielen Leuten.

 

Ein weiterer Tipp ist die innere Einstellung. Ein Event zu planen kann sehr stressig werden und es wird noch stressiger wenn unerwartete Zwischenfälle passieren. Daher sollte man stets positiv Denken und sich über kleinere Rücktritte keine allzu großen Gedanken machen, sondern sich eher auf das Wesentliche zu konzentriert.

Firmenevent planen

Bei den Firmenevents ist es zunächst einmal wichtig das Budget festzulegen. Das Budget stellt meist die Geschäftsführung zur Verfügung. Ob es jetzt mehrere kleine Firmenevents werden oder ein nur großes Event werden, ist von Firma zu Firma unterschiedlich. Zu einem großen Firmenevent würde zum Beispiel ein Firmenjubiläum zählen. Auch bei den Firmenevents ist es wichtig schon sehr früh mit der Planung zu beginnen.

 

Falls das Event außerhalb der Firma stattfindet, ist es sehr wichtig ein gutes Hotel sowie die Anreise zu buchen.


Nun sollte man die Kollegen auch zu dem Event einladen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeit. Die üblichste und einfachste Methode ist es die Einladungen einfach per E-Mail zu verschicken. So haben die Kollegen genug Zeit um zu antworten und zu überlegen, ob sie nun wirklich zum Event mitgehen wollen oder nicht.


Man sollte sich auch um die Themen sowie den Ablauf der Betriebsveranstaltung Gedanken machen. Meist wird die Veranstaltung mit einer Rede der Geschäftsführung eröffnet, jedoch ist dies nicht zwingend.

 

Es wäre auch gut zu wissen, ob auf dem Firmenevent ein bestimmter Dresscode herrscht. Falls man sich für einen Dresscode entscheidet, sollte man dies schon ausdrücklich in der Einladung erwähnen, sodass es zu keinen Missverständnissen kommt.

 

Natürlich sollte man sich auch über die Auswahl der Getränke sowie über die Musik Gedanken machen. Hier könnte man sogar überlegen, ob man extra einen DJ arrangiert. Das ist zwar unüblich, jedoch ist es einfach sehr wichtig gute Musik auf der Veranstaltung zu haben, da die Musik zu einem Großteil zu einer angenehmen Atmosphäre beiträgt.


Zu guter Letzt sollte man sich einen Kostenplan erstellen. Die Kosten wurden wahrscheinlich schon berechnet, jedoch ist es dennoch wichtig die Kosten stets zu überwachen. Es könnte sein, dass das Event teurer ausfällt als geplant und dann wäre ein Kostenplan sehr praktisch, da man die Ausgaben mit dem Kostenplan unter Kontrolle hat.

Veranstaltung planen – Vorlage

Nun ein kleines Beispiel wie so eine Veranstaltungsplanung aussehen könnte. Es werden nur die allerwichtigsten Punkte hier in diesem Beispiel durchgegangen.

 

Gehen wir einmal von einem Ein-Tages Event aus. Als nächstes ist das Thema dran: Es ist ein Event für Musikbegeisterte. In diesem Event werden verschiedene Musikarten vorgespielt. Das Event wird nur in kleinem Rahmen stattfinden, das heißt, dass die Vorbereitungszeit nicht so groß sein muss, da das Event nicht für viele Leute geplant ist. Als nächstes sollte man sich um den Ort und alle Termine kümmern. Danach schickt man die Einladungen an die Gäste. Da dies ein Musikevent ist, müssen auch eventuell Musiker eingeladen werden, die eventuell was auf ihrem Instrument vorspielen. Hier sollte man darauf achten, dass man für jedes Instrument noch ein Ersatzinstrument hat, für den Fall, dass ein Instrument der Musiker beschädigt wird oder nicht funktioniert. Nachdem man sich um das gekümmert hat, sollte man nun auch entscheiden ob das Event draußen oder drinnen stattfinden soll. Hier entscheiden wir uns zum Beispiel für drinnen, da es vorkommen könnte, dass es am Tag des Events anfängt zu regnen. Nun sollten wir uns auch um ein Einladungskomitee kümmern, welches die Gäste willkommen heißt. Das Personal für die Technik und Helfer die helfen die Bühne und den Saal richtig einzurichten werden auch arrangiert. Nachdem der Saal fertig eingerichtet wurde, und sich auch um alles andere gekümmert wurde, können die Gäste nun empfangen werden. Natürlich sollte man auch darauf achten, dass man stets freundlich zu den Gästen ist und ihnen auch Getränke anbietet. So könnte es zum Beispiel bei einer Veranstaltungsplanung aussehen. Es wurden hier in diesem Beispiel auch nur ein paar wenige Punkte genannt und die Details ausgelassen, jedoch könnte so ungefähr eine Veranstaltungsplanung aussehen.